Деловые письма на английском: полезные факты

При написании делового письма нам необходимо соблюдать ряд правил и тонкостей, которые обусловлены данным видом письма, будь то использование определенной лексики, иное построение предложений и характерные слова-маркеры. Если вы хотите вступить в сотрудничество с зарубежными партнерами, поступить за границу или получить работу в другой стране, вам необходимо освоить основы написания делового письма для успешного достижения своих целей.

Структура делового письма

Несмотря на то, что деловые письма также могут отличаться друг от друга и обладать своими характерными чертами, их объединяет единая структура:

• адрес отправителя — при использовании британского английского мы указываем адрес в верхнем правом углу письма, а в американском варианте — в верхнем левом углу. Адрес из России обычно транслитерируется: 

• дата написания письма — необходимо помнить, что в Великобритании ставится сначала число, потом месяц и год при указании даты, а в США наоборот — месяц / число / год. Дата пишется в верхнем углу справа или слева под адресом получателя, в зависимости от того, какой у нас формат написания — британский (слева) или американский английский (справа). Ниже указан британский вариант:

• адрес получателя — мы указываем адрес получателя в верхнем углу слева на одной строке с датой. Если получатель из Великобритании, мы следуем следующему плану написания: ФИО получателя, должность, название отдела (если есть), название организации, номер дома, улица, номер офиса, город, индекс и страна:

Если же мы нас реципиент — это житель США, то адрес указывается все так же слева, но уже через две строки после адреса отправителя или даты. Здесь все компоненты плана по написанию адреса аналогичны великобританскому варианту, но между городом и индексом мы добавляем название штата:

• приветствие — в любом случае письмо обязательно должно начинаться именно с обращения к человеку, которому мы отправляем это письмо, при этом стоит соблюдать официальный тон. 

— если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь: Dear Sir / Dear Madam (Уважаемый / Уважаемая); если знаете — Dear Mr. / Ms. Brown (Уважаемый мистер Браун / уважаемая мисс Браун). При этом если мы не знаем, какое семейное положение у девушки, то лучшим вариантом будет использование «Ms.» (мисс);

— если вы обращаетесь к группе людей: Dear colleagues (уважаемые коллеги); Dear English Formula Team (уважаемая команда English Formula); 

— при менее официальной обстановке и близком знакомстве с человеком, можно использовать такие варианты: Dear Kate (Дорогая Катя); Hello John (Привет, Джон); Good Morning / Afternoon / Evening Tom (Доброе утро / день / вечер, Том).

• вступление — в данной части нам важно лаконично и вежливо изложить основную причину обращения к человеку, чтобы ввести его в курс дела. Существуют определенные фразы-клише для вступления: I’d like to…(Я бы хотел); I am writing to…(Я пишу, чтобы…); I recently heard about… and I would like to… (Я недавно услышал о… и хочу); Could you please send / tell us… (Не могли бы вы отправить нам / рассказать нам…) и др.;

• основное содержание — здесь мы уже раскрываем суть нашего письма. В данном случае также стоит быть более менее лаконичным, подбирайте краткие формулировки и избегайте сокращений (I can’t, It’s), сленга и жаргонизмов. Также стоит соблюдать вежливость, используя модальные глаголы «could», «would» и «might» при просьбе о чем-то. Содержание письма может варьироваться в зависимости от цели его написания: ознакомление с приложенным файлом (Please find the requested information attached. — Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией.), осведомленность о содержании предыдущего письма от этого человека (Just a few comments about your last mail. — Несколько комментариев к вашему последнему письму; I’ll follow up the points mentioned in your email. — Я прослежу за пунктами, упомянутыми в вашем электронном письме.), отправление какого-то файла (I’m sending you the document as an attachment. — Я отправляю вам документ в качестве приложения.) и т.д.;

• заключение — заключение письма может включать как ссылку на приложенные файлы, так и просьбу о каком-то действии: Please find the attached document. — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ; Can you send … to me by Friday? — Не могли бы вы прислать … мне к пятнице?

• вежливое окончание — для завершения письма нам стоит окончит его благодарностью или ссылкой на следующую встречу/письмо и любой другой контакт для поддержания дальнейшего сотрудничества:  Looking forward to seeing/meeting… — С нетерпением жду встречи…; Thanks for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, внимание и время;

• подпись — среди наиболее формальных вариантов лучше всего подойдут следующие: Your faithfully / Yours sincerely — с искренним уважением / искренне ваш(а); менее формальными считаются такие варианты: All the best — Всего наилучшего; Best wishes — С наилучшими пожеланиями; Best regards — С уважением; Самые неформальные варианты: Best — всего наилучшего; Take care! — Береги себя!

Далее здесь мы пишем свои данные: имя и фамилия и должность при необходимости.

Теперь, основываясь на данном плане, вы можете структурированно подойти к написанию делового письма, учитывая все нюансы данного вида письма и избегая возможных ошибок, нарушающих деловой характер письма и его вежливый тон. 

Узнайте также в Справочнике